Архивариусы Прохоровки объяснили важность хранения документов ликвидируемых организаций

Архив — это неисчерпаемый источник прошлого человечества с момента возникновения письменности до настоящего времени. Документы, хранящиеся в хранилищах, представляют интерес для историков, исследователей пытающихся восстановить прошлое. Они служат базой для написания, статей, публикаций, хроник. Архивные сведения представляют интерес не только для историков-исследователей, но для простых граждан. При возникновении вопроса о получении архивной справки социально-правового характера, по тематическим вопросам, имущественным. На вопросы корреспондента «Истоков» о сохраняемых документах ликвидируемых организаций и предприятий отвечает начальник архивного отдела администрации Прохоровского района Наталья Кузьминова.

— Наталья Николаевна, в каких случаях документы организаций и предприятий обязаны передаваться в муниципальный архив?

— В результате реорганизации или ликвидации организаций, находящихся на территории района, передача и дальнейшее использование документов данных организаций осуществляется в соответствии с Федеральным законном «Об архивном деле в Российской Федерации». Архивные документы при реорганизации государственных органов, предприятий, организаций передаются правопреемникам. А вот при ликвидации государственных органов, организаций, негосударственных организаций и предприятий, в том числе и в результате банкротства, архивные документы передаются в государственные и муниципальные архивы.

— Закон предусматривает какие‑либо сроки хранения таких документов в архив? То есть в течение какого времени заинтересованные лица смогут обратиться за архивной справкой?

— Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах и организациях, установленные законом, различны: документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций – пять лет, записи актов гражданского состояния – 100 лет, документы по личному составу, созданных до 2003 года −75 лет, позже −50 лет, документы по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, записей нотариальных действий, приватизации жилищного фонда документов хранятся 75 лет, для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, проектной документации по капитальному строительству-20 лет.

— Есть ли разница в хранящихся документах коммерческих и муниципальных организаций?

— В случае ликвидации организации, находящейся на территории Прохоровского района документы должны быть переданы на хранение в муниципальный архив. Это требование одинаково для коммерческих и для муниципальных организаций. Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации можно узнать в архивном отделе администрации Прохоровского района. Вместе с документами в архив передаётся опись дел по личному составу в трёх экземплярах с электронной версией и историческая справка.

— Если ликвидируемая организация не передаст документы в архив, чем это грозит бывшим её сотрудникам?

— К сожалению, не все ликвидируемые организации передают документы на хранение в архивный отдел. Где остаются документы, кому передаются или уничтожаются, вопрос остается открытым, несмотря на наказание за неисполнение законодательства РФ. При этом страдают граждане при выходе на пенсию. Любой гражданин может обратиться в архивный отдел за архивной справкой, выпиской, копией для подтверждения трудового стажа. И если документы, находятся на хранении в архивном отделе, ответ будет положительный. А если нет, то увы…